Funzione del documento Il presente Codice Etico definisce i principi, i valori, le regole di condotta e gli impegni di PENSA SEMPLICE S.r.l. Società Benefit verso soci, amministratori, dipendenti, collaboratori, clienti, fornitori, partner, Pubblica Amministrazione e comunità. Costituisce riferimento organizzativo autonomo e, al tempo stesso, presidio di base del sistema di compliance della Società, anche ai fini del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001.

1. Identità, missione e finalità della Società

PENSA SEMPLICE S.r.l. Società Benefit opera nella formazione professionale, nella consulenza aziendale e organizzativa, nel business coaching, nell’executive coaching, nel team coaching e nella produzione di contenuti editoriali e formativi. La Società nasce per generare valore economico sostenibile insieme a un beneficio comune concreto, coerente con la propria natura di Società Benefit.

La Società riconosce come parte integrante della propria identità la promozione del benessere organizzativo, della qualità della vita lavorativa, dello sviluppo delle competenze, della crescita sostenibile delle imprese e della diffusione di una cultura del rispetto, della responsabilità e della semplicità efficace.

Il principio guida che orienta il lavoro della Società è semplice e vincolante: le cose semplici funzionano sempre. Per questo PENSA SEMPLICE rifiuta scorciatoie scorrette, approssimazione, manipolazione commerciale e complessità inutile.

2. Destinatari e ambito di applicazione

Il presente Codice si applica a tutti i soggetti che agiscono in nome, per conto o nell’interesse della Società, a qualsiasi titolo.

• socio o soci e organo amministrativo;

• componenti di eventuali organi di controllo, Organismo di Vigilanza e consulenti esterni;

• dipendenti, collaboratori, coach, formatori, temporary manager, professionisti e partner di progetto;

• fornitori, outsourcer, intermediari commerciali, procacciatori, consulenti fiscali, legali, IT e soggetti terzi che operano stabilmente con la Società.

I destinatari sono tenuti a conoscere il Codice, rispettarlo e cooperare affinché i relativi contenuti siano effettivi nella pratica quotidiana, nei processi aziendali, nelle relazioni contrattuali e nei comportamenti individuali.

3. Principi fondamentali

Legalità

Ogni attività deve essere svolta nel rispetto della legge, dei regolamenti, dei provvedimenti delle Autorità competenti, dei contratti e delle procedure interne. Nessun risultato economico, commerciale o reputazionale giustifica la violazione delle regole.

Integrità e correttezza

La Società promuove condotte oneste, leali, verificabili e coerenti con gli impegni assunti. Sono vietati comportamenti ingannevoli, pressioni indebite, pratiche aggressive, omissioni dolose e qualsiasi forma di abuso.

Rispetto della persona

Ogni persona deve essere trattata con dignità, educazione, ascolto autentico e rispetto. La Società non tollera discriminazioni, molestie, umiliazioni, intimidazioni, linguaggi offensivi o condotte che compromettano la sicurezza psicologica dei contesti di lavoro.

Professionalità e competenza

La Società agisce con metodo, preparazione, aggiornamento continuo e chiarezza. Ogni servizio deve essere erogato con competenza reale, senza promettere risultati impossibili o attribuirsi qualifiche non possedute.

Trasparenza e tracciabilità

Scelte, autorizzazioni, spese, pagamenti, incassi, contratti, rimborsi e attività sensibili devono essere documentati in modo accurato, comprensibile e verificabile.

Responsabilità e affidabilità

Chi opera per la Società è responsabile delle decisioni assunte, delle informazioni trasmesse e delle attività svolte. Gli impegni vanno rispettati nei tempi, nei modi e con il livello qualitativo promesso.

Tutela dei dati e della riservatezza

Informazioni, dati personali, materiali didattici, contenuti riservati, credenziali di accesso e know-how aziendale devono essere trattati con riservatezza, proporzionalità, sicurezza e nel rispetto della normativa applicabile.

Valore sociale e beneficio comune

La Società persegue risultati economici insieme a impatti positivi su persone, organizzazioni, territorio e comunità, con attenzione alla cultura del lavoro, allo sviluppo delle competenze e alla sostenibilità delle decisioni.

4. Regole di condotta nei rapporti interni

4.1 Organizzazione, ruoli e responsabilità

La Società promuove assetti chiari, compiti definiti e responsabilità attribuite in modo comprensibile. Nessuno deve operare in aree sensibili senza sapere chi decide, chi autorizza, chi esegue e chi controlla.

4.2 Persone, inclusione e ambiente di lavoro

• Le selezioni e le collaborazioni sono basate su competenza, affidabilità, integrità e coerenza con i valori aziendali.

• Sono vietati favoritismi, discriminazioni, ritorsioni, comportamenti vessatori o utilizzo distorto del ruolo gerarchico.

• La Società valorizza ascolto, buone maniere, confronto civile, responsabilità individuale e cultura del feedback.

4.3 Conflitti di interesse

Ogni destinatario deve evitare situazioni nelle quali interessi personali, familiari, economici o professionali possano interferire, anche solo in apparenza, con l’interesse della Società. I conflitti di interesse devono essere comunicati tempestivamente all’organo amministrativo e gestiti in modo trasparente.

4.4 Beni aziendali, sistemi IT e contenuti

• Strumenti informatici, account, software, banche dati, credenziali, dispositivi e documentazione aziendale devono essere utilizzati solo per finalità legittime e autorizzate.

• È vietato installare software non autorizzato, condividere credenziali, aggirare sistemi di sicurezza, utilizzare materiali protetti da diritto d’autore senza titolo o diffondere contenuti della Società senza autorizzazione.

• Ogni soggetto è tenuto ad adottare comportamenti prudenti di cyber hygiene e a segnalare tempestivamente incidenti, smarrimenti, accessi anomali o vulnerabilità.

5. Regole di condotta nei rapporti esterni

5.1 Clienti, partecipanti e beneficiari dei servizi

• La proposta commerciale deve essere chiara, veritiera, proporzionata e coerente con le reali capacità della Società.

• Non sono ammesse pressioni indebite, tecniche manipolative, promesse di successo garantito, uso distorto di testimonianze o presentazione ingannevole di qualifiche, risultati o metodologie.

• Nei percorsi formativi e di coaching la Società opera nel rispetto della persona, della riservatezza, del consenso informato e dei limiti professionali del servizio offerto.

5.2 Fornitori, partner e consulenti

La scelta di fornitori e partner avviene sulla base di criteri oggettivi e documentabili: competenza, reputazione, qualità, affidabilità, prezzo, conformità normativa, capacità organizzativa, tutela dei dati e coerenza etica.

Sono vietati affidamenti opachi, accordi verbali su prestazioni sensibili, pagamenti non tracciati, retrocessioni indebite, compensi sproporzionati o utilizzo di soggetti terzi per finalità elusive.

5.3 Rapporti con la Pubblica Amministrazione e soggetti assimilati

• I rapporti con Pubblica Amministrazione, enti pubblici, enti partecipati, scuole, università, ordini professionali, fondi interprofessionali, organismi di formazione accreditati e soggetti che gestiscono risorse pubbliche devono essere improntati a trasparenza, correttezza e piena collaborazione.

• Sono vietati, direttamente o indirettamente, corruzione, indebite utilità, omaggi non consentiti, pressioni, false dichiarazioni, alterazione documentale, rendicontazioni non veritiere, utilizzo improprio di contributi o finanziamenti pubblici.

• Ogni richiesta, candidatura, partecipazione a bandi, progetto finanziato, voucher o rendicontazione deve essere supportata da dati veri, documenti completi e controlli interni adeguati.

5.4 Regali, ospitalità e utilità

Omaggi, atti di cortesia e ospitalità sono ammessi solo se di modico valore, leciti, occasionali, trasparenti, non idonei a influenzare impropriamente decisioni o a generare aspettative di favore. Sono sempre vietate erogazioni in denaro o equivalenti, utilità occulte, spese non giustificate e qualsiasi forma di beneficio finalizzata ad alterare l’imparzialità del destinatario.

5.5 Comunicazione, marketing e reputazione

• La comunicazione esterna, anche digitale, deve essere veritiera, rispettosa, documentabile e coerente con l’identità della Società.

• L’uso di loghi, dati, recensioni, referenze, fotografie, video e contenuti di terzi richiede titolo legittimo, corretto consenso e rispetto dei diritti di proprietà intellettuale.

• Chi parla all’esterno per conto della Società deve farlo in modo coerente con il proprio ruolo e senza diffondere informazioni riservate o non verificate.

6. Contabilità, finanza, fiscalità e tracciabilità

La Società assicura la completezza, la veridicità, la tempestività e la tracciabilità delle registrazioni contabili, amministrative e fiscali. Ogni operazione deve essere supportata da adeguata documentazione e deve consentire la ricostruzione del processo decisionale, autorizzativo ed esecutivo.

• È vietata qualsiasi registrazione falsa, incompleta o fuorviante.

• Sono vietati fondi occulti, spese non giustificate, utilizzo improprio di note spese, fatture per operazioni inesistenti o artifici volti a rappresentare in modo non veritiero la situazione economica, patrimoniale o fiscale.

• Incassi e pagamenti devono avvenire con modalità tracciabili, coerenti con il contratto e con adeguata segregazione delle attività nelle fasi di ordine, autorizzazione, esecuzione e controllo.

7. Dati personali, riservatezza e proprietà intellettuale

La Società tratta i dati personali e le informazioni riservate nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679, della normativa nazionale applicabile e delle misure tecniche e organizzative adottate internamente. La riservatezza riguarda sia i dati personali sia le informazioni strategiche, commerciali, metodologiche e operative.

Materiali didattici, procedure, format, testi, podcast, videocorsi, presentazioni, checklist, tool e contenuti originali costituiscono patrimonio aziendale e non possono essere copiati, diffusi o riutilizzati senza autorizzazione.

8. Salute, sicurezza e benessere organizzativo

La Società tutela la salute e la sicurezza dei lavoratori e di chiunque partecipi alle attività aziendali, formative o progettuali. Ogni destinatario è tenuto a rispettare le misure di prevenzione, le istruzioni impartite, le procedure di sicurezza e le norme in materia di tutela della salute nei luoghi di lavoro.

La Società considera parte della propria responsabilità anche la qualità relazionale e il benessere organizzativo: clima, chiarezza dei ruoli, correttezza dei carichi di lavoro, prevenzione dello stress e sicurezza psicologica non sono accessori, ma condizioni di lavoro da presidiare.

9. Impegni benefit, territorio e sostenibilità

In coerenza con la propria natura di Società Benefit, PENSA SEMPLICE si impegna a perseguire e misurare finalità di beneficio comune, in particolare:

• promuovere benessere organizzativo e qualità della vita lavorativa nelle imprese clienti;

• sviluppare competenze sul territorio anche attraverso iniziative accessibili, divulgative o a impatto sociale;

• favorire la crescita sostenibile delle PMI, riducendo sprechi di tempo, energie, risorse e conflitti organizzativi;

• adottare pratiche operative attente a digitalizzazione utile, riduzione degli sprechi, scelta di fornitori affidabili e, ove possibile, valorizzazione del territorio.

10. Segnalazioni, whistleblowing e divieto di ritorsione

La Società promuove una cultura nella quale dubbi, anomalie e comportamenti non conformi possano emergere in modo tempestivo. Tutti i destinatari hanno il dovere di segnalare, in buona fede e con elementi circostanziati, violazioni del presente Codice, delle procedure interne, della normativa applicabile o del Modello 231.

Le segnalazioni devono essere gestite con riservatezza, imparzialità, tracciabilità e protezione della persona segnalante. È vietata qualsiasi ritorsione, discriminazione o penalizzazione nei confronti di chi segnala o collabora lealmente a verifiche e accertamenti.

La disciplina di dettaglio del canale interno di segnalazione è definita in apposita procedura whistleblowing, coerente con il D.Lgs. 24/2023 e con il sistema di governance della Società.

11. Attuazione del Codice e conseguenze disciplinari

Il rispetto del presente Codice costituisce obbligo contrattuale e organizzativo. La Società diffonde il documento, ne promuove la conoscenza e lo integra nei rapporti con personale, collaboratori e terzi.

Le violazioni del Codice comportano l’attivazione di misure proporzionate alla gravità del fatto, nel rispetto della legge, del contratto applicabile e delle procedure interne. Tali misure possono includere richiamo scritto, sospensione, risoluzione del rapporto, revoca dell’incarico, richiesta di risarcimento del danno e ogni altra azione consentita.

12. Approvazione, diffusione e aggiornamento

Il presente Codice Etico è adottato dall’organo amministrativo della Società, pubblicato e reso conoscibile ai destinatari. Il documento è soggetto a riesame periodico e a revisione in caso di modifiche normative, organizzative, operative o reputazionali rilevanti.

Allegato sintetico – Impegni per stakeholder

Stakeholder	Impegno etico	Comportamento atteso
Clienti e partecipanti	Chiarezza, qualità, rispetto della persona	Offerte veritiere, servizi coerenti, riservatezza, nessuna manipolazione
Collaboratori e dipendenti	Dignità, sicurezza, ascolto, merito	Rispetto reciproco, zero molestie, uso corretto di strumenti e dati
Fornitori e partner	Trasparenza, tracciabilità, affidabilità	Selezione oggettiva, contratti chiari, pagamenti tracciati
Pubblica Amministrazione	Correttezza, legalità, collaborazione	Nessuna utilità indebita, dati veri, rendicontazioni corrette
Territorio e comunità	Beneficio comune	Competenze, cultura organizzativa, riduzione degli sprechi